Ik werk extreem gestructureerd. Of het nu gaat over het inrichten van mijn bureau of over mijn 15-jarig archief in Evernote. Alles zit in een super strak systeem.

In de basis zorgt deze extreme vorm van structuur ervoor dat ik functioneer in het werk dat ik het allerleukst vind om te doen: creëren. Of het nu gaat om een nieuwe campagne of om een nieuwe onderneming. Van niets iets maken. Daarvoor laat ik me de hele dag door alles en iedereen inspireren. Ieder moment van de dag nieuwe prikkels. Heerlijk vind ik dat. Maar het is ook doodvermoeiend. Want geloof me, je kunt het er knap druk mee hebben. In ieder geval in je eigen hoofd.

Om dit te kunnen heb ik die extreme vorm van structuur nodig. Het werkt als een soort dikke fundering. Het zorgt dat ik rustig ben over alles wat ik bijzaken noem. Omdat ik weet dat het onder controle is. En als ik wat zoek, weet ik waar ik het kan vinden. En ik heb er plezier in dit systeem iedere week een beetje beter te maken.

De andere kant is direct ook waar. Als de structuur wegvalt word ik onrustig. Dan maak ik heel bewust tijd om alles weer bij te werken, terug naar de basis. Pas dan is het weer tijd om te creëren.

In dit artikel geef ik een inkijkje over wat ik mijn fundering ben gaan noemen, opgebouwd uit twee makkelijke raygels (sorry, woordgrap): zero inbox en alles digitaal. Komt ie:

Raygel 1: zero inbox

De absolute basis van structuur in mijn manier van werken is een zero inbox. En dat geldt niet alleen voor e-mail. Ook in whatsapp, things (to do’s)  en pocket (bookmarks) werk ik met een zero inbox. Dat verdient een toelichting:


E-mail

Voor email gebruik ik Spark. Super fijne tool. Alle verschillende e-mailadressen die ik heb laat ik op 1 account binnenkomen. Per e-mail bepaal ik met welk e-mailadres ik het verstuur.

Mijn inbox is altijd zo goed als leeg. Alles wat in mijn inbox zit, daar moet ik op korte termijn nog iets mee. Verder archiveer of delete ik alles. Bevat een e-mail een taak die ik later in de week op ga pakken, dan ‘snooze’ ik de mail’ of gaat ie naar mijn to-do lijst.

Whatsapp

Ook mijn whatsapp inbox is zo goed als leeg. Behalve Anniek en Anne, die standaard gepind staan, archiveer ik alle threads waar ik niets meer mee hoef. Zo voorkom ik dat ik dingen vergeet omdat er teveel threads open staan. En ja, dat geldt ook voor groeps-apps. En ja, je blijft aan het archiveren. Maar hé, ik heb niet gezegd dat het niet veel werk was ;)

To do’s

Ik denk dat ik werkelijk waar alle to do lijsten die er zijn weleens geprobeerd heb. En ik kom altijd weer uit bij Things. Omdat het gewoon zo lekker smooth werkt. Het doet echt precies wat het zou moet doen. Ook in Things werk ik met een inbox. De hele dag door plaats ik met een snelkoppeling dingen op mijn to-do lijst in mijn inbox. Ook in het weekend. Alles gaat uit mijn hoofd, in de inbox van things.

Vanuit daar verdeel ik het praktisch dagelijks naar de verschillende to do lijsten en zet ik ze uit in tijd. Ik heb los van lijsten voor alle projecten ook een to do lijst die heet ‘to call or meet’. Los van reminders over belletjes die ik nog moet doen, of afspraken die ik nog moet plannen staan er ook reminder afspraken op met mensen die ik niet wekelijks zie maar waar ik wel graag contact mee houd. Het idee dat ook dit ergens geborgen is vind  ik ontzettend fijn.

Alle andere tools

Of het nu Pocket is voor bookmarks, Monday voor project management of welke tool dan ook. Als het mogelijk is maak ik een inbox aan. Omdat het principe ‘eerst uit je hoofd, daarna verdelen’ voor mij heel goed werkt. In daar werkt het principe van een inbox juist heel goed voor.

Het is wel belangrijk dat je zeer regelmatig tijd planned om je inboxen bij te werken. Voor mail doe ik dat dagelijks, voor whatsapp continu en voor een tool als pocket 1 keer per maand. Want chaos in je inbox, dat wil je niet.

Raygel 2: alles digitaal

Of je toegang nu Google, Icloud of Dropbox is; zorg ervoor dat alles beschikbaar is vanuit de cloud. Het maakt alles zoveel makkelijker. Foto’s, documenten, email, alles is ook beschikbaar vanuit een browser. Zodat je, waar je ook bent, altijd bij je bestanden kunt.

Evernote

Als er 1 programma is dat ik al echt lang gebruik dan is het Evernote. Ik gebruik het als één groot archief, behalve voor foto’s. Daar komt bij dat ik dus ook alle fysieke documenten die ik krijg inscan. En met alles, bedoel ik echt alles. Post, kaarten, Belastingdienst, notities, scribbles. Alles scan in ik in. Ook aantekeningen tijdens sessies begin ik vaak vanuit mijn Evernote inbox.

Als ik een document zoek, start ik in Evernote. Evernote heeft als grote voordeel dat het een hele goede zoekfunctie heeft, ook in PDF documenten. Ik durf wel te zeggen dat ik als een factuur zoek van de reparatie van een auto van 10 jaar geleden en het zit niet in Evernote: dan is het er niet. Want fysiek heb ik em sowieso niet bewaard.

Facturen en betalen

Voor rekeningen heb ik binnen Evernote een aparte workaround. Ik scan alle facturen en archiveer ze in Evernote. Als ik een factuur nog moet betalen dan tag ik hem met de tag ‘nog te betalen’. Zodra de factuur betaald is, haal ik de tag weg. That’s it.

Search, don’t sort

Ik zie veel mensen werken met een mappenstructuur. Dikke lagen diep met submappen en nog meer submappen. In mijn google drive heb ik dat wel. Maar in email of evernote echt zo weinig mogelijk. Daar geloof ik in de kracht van zoeken, niet sorteren. Natuurlijk is het dan welk belangrijk dat de tool een goede zoekfunctie heeft.

Foto’s

Ook zo’n dingetje: foto’s en filmpjes. Geloof me, ook daarvoor ben ik tijden op zoek geweest naar de juiste tools en structuur. Maar sinds een jaar of 5 heb ik dat echt goed voor elkaar. De basis: Google foto’s en Dropbox. Want foto’s en video’s vind ik zo belangrijk dat ik er een extra backup van maak.

Ik sla mijn foto’s niet automatisch op in Google drive. Daarvoor gebruik ik de iCloud van mijn iPhone. Zo ongeveer iedere 4 tot 6 weken zoek in de foto’s en filmpjes uit die in mijn filmrol staan. Alles wat weg kan, verwijder ik. Vervolgens upload ik al deze foto’s en filmpjes naar Google foto’s. Dat betekent dus dat alle foto’s die daar staan gesorteerd zijn; allemaal blijvertjes. De meeste foto’s staan gewoon los in de tijdlijn en zijn. In sommige gevallen maak ik albums aan om groepjes foto’s bij elkaar te laten horen en bijvoorbeeld te kunnen delen. Google foto’s is dus ook de app die ik gebruik om door foto’s heen te lopen en om ze terug te kijken. De fotorol van mijn camera werkt dus eigenlijk als een soort inbox.

Voor foto’s heb ik nog een extra stap en dat is dat ik alles ook nog eens bewaar in Dropbox. Ik weet niet zo goed waarom ik dat doe. Je zou zeggen dat als Google ermee stopt, er meer aan de hand is, maar toch. Ik vind het een fijn idee dat al mijn foto’s daar ook nog eens gearchiveerd staan. Ik kijk er nooit naar, maar ik hou het wel gestructureerd bij.

Plan tijd voor structuur

Hier kan ik niet veel meer over zeggen dan: gun jezelf de tijd om aan structuur te werken. Alles valt en staat bij het continu werken aan het in stand houden van je fundering. Of het nu gaat om het plannen van je agenda van de komende week of het leegmaken van je inbox in Evernote. Gun jezelf die tijd. Je krijgt er rust in je hoofd voor terug. Dat lijkt me wel een paar uurtjes per week waard toch?